برنامج متابعة سير العمل هو نظام يساعد في تحسين إدارة سير العمل في جميع أنحاء شركتك، حيث يمكنه توفير هيكل الأعمال من خلال تنظيم كل شيء يحتاج الموظفين للقيام به في مكان واحد.
هذا إلى جانب المساعدة في توضيح الأعمال الورقية التي تستغرق وقتًا طويلًا، وتحرير الموظفين للتركيز على أهم مهام اليوم. وعندما تفكر في شراء برنامج متابعة سير العمل، هناك بعض الأشياء التي يجب وضعها في اعتبارك.
توجد العديد من برامج متابعة سير العمل الموجودة بالسوق، لكن اختيار البرنامج المناسب قد يكون صعبًا على البعض، خصوصًا مع العديد من المميزات واختلاف التكلفة من برنامج لآخر.
لاتخاذ القرار الصحيح، هناك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار أولًا.
ومع ذلك، يتوفر برنامج أون سايت – ONSITE على جميع المميزات التي قد تحتاجها في برنامج متابعة سير العمل، ويمكنك حجز عرض توضيحي من أحد الخبراء للاطلاع على كامل المميزات.
أشياء يجب مراعاتها عند اختيار برنامج متابعة سير العمل
حجم شركتك
قد ترغب في التفكير بحجم شركتك عند تحديد برنامج متابعة سير العمل المناسب لك.
الشركات الكبيرة عادةً ما تطلب تقنية أتمتة المكاتب التي توفر عملية سير عمل متقدمة ويمكنها استيعاب تدفقات العمل على نطاق واسع.
بينما قد تتطلب الشركات الناشئة بعض المميزات البسيطة، مثل المهام المستندة إلى السحابة ولوحات المهام وقوائم الأعمال.
أيًا كان حجم شركتك، فإن برنامج أون سايت يمكنه مساعدتك، تواصل الآن مع خبير >
إنشاء مهام مُخصصة
تختلف كل شركة عن غيرها من نواحِ عديدة، وما قد يصلح لشركة ما قد لا يصلح لشركة أخرى.
من خلال فهم الاحتياجات المحددة لشركتك، يمكنك تضييق نطاق البحث عن حل مناسب، وعلى الرغم من أن هذه العملية قد تستغرق بعض الوقت، إلا أنها تستحق العناء.
غالبًا ما تكون الأدوات سهلة التنفيذ هي الخيار الأفضل للشركات، حيث يمكن تصميمها لتناسب احتياجاتهم بسرعة وسلاسة، ويمكن للموظفين أن يكونوا قادرين على التعامل معها بسرعة.
يجب عليك أيضًا وضع عدد العمليات الداخلية في الاعتبار عند اختيار برنامج متابعة سير العمل. إذا كانت شركتك تدير مئات أو آلاف العمليات الداخلية في نفس الوقت، قد تحتاج إلى برنامج يمكنه العمل مع شركة كبيرة، وهنا يمكنك الاعتماد على أون سايت – ONSITE.
دمج سير العمل
مع تزايد الحاجة إلى الأتمتة في الشركات، من المهم دمجها مع المهام الأخرى. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى أتمتة مهمة معينة لتنفيذها بشكل أسرع أو أكثر كفاءة أو أكثر دقة.
ومع ذلك، هناك عوامل أخرى يجب وضعها بالاعتبار، مثل كيفية عمل أداة إدارة سير العمل مع أي أدوات أخرى مستخدمة في الشركة.
يُعد هذا أمر بالغ الأهمية عند دمج برنامج جديد مع الأدوات الحالية التي تعمل على نظام تشغيل قديم أو نظام أساسي مختلف.
تبسيط العمليات المتكررة
تأكّد من أن برنامج متابعة سير العمل الخاص بك قادر على تبسيط العمليات المتكررة.
مع هذه الميزة، يمكنك إنجاز عملك بطريقة أسرع وأقل فوضوية. لذا تأكّد من تكامل البرنامج مع التطبيقات الأخرى التي تمكّن شركتك من تبسيط المهام المتكررة أو تشغيلها تلقائيًا.
تكاليف التنفيذ والصيانة
تختلف تكاليف التنفيذ والصيانة من أداة لأخرى فيما يتعلق ببرامج متابعة سير العمل.
وعادةً ما تكون تكلفة تطبيق البرمجيات كخدمة (SaaS) أعلى من تكلفة البرامج المطورة داخل الشركة لأنه لا توجد حاجة إلى أجهزة جديدة.
بالإضافة لذلك، تُعد تطبيقات SaaS أكثر تكلفة من برامج أتمتة سير العمل بشكل عام.
الخلاصة أن برنامج متابعة سير العمل مثل ONSITE يمكن تنفيذه بتكلفة وصيانة أقل. لمعرفة مزيدًا من التفاصيل حول كيفية تنفيذ أون سايت في شركتك تواصل مع أحد المختصين >
عدد المستخدمين
ترغب العديد من الشركات في معرفة العدد الدقيق للمستخدمين المحتملين للأداة، والسبب في ذلك هو تحديد من يمكنه الوصول إلى الأداة، هل سيكون جميع الموظفين في جميع أنحاء الشركة؟ أم سيكون فريق أو اثنين من فِرق العمل؟
لذا يهم وضع عدد الموظفين الذين سيستخدمون برنامج متابعة سير العمل لمعرفة ما إذا كانت هناك مساحة كافية للنمو أم لا.
يمكنك البدء مع الحد الأدنى المطلوب من المستخدمين حتى تحافظ على قابلية التوسّع، وحتى لا تؤدي التغيرات المستقبلية إلى إجهاد تكاليف البنية التحتية.
ما هي وظائف برنامج متابعة سير العمل التي تحتاجها؟
من المهم اختيار برنامج إدارة سير العمل المناسب لشركتك من حيث الوظائف.
في حين أن الشركات الصغيرة قد تكون راضية عن برنامج إدارة المستندات، يمكن للمؤسسات الأكبر والأكثر تعقيدًا الاستفادة من تنفيذ برنامج أقوى.
يمكن لبرنامج متابعة سير العمل أتمتة العمليات التجارية وتبسيطها، ليجعلها أكثر كفاءة وفعالية. باختيار البرنامج المناسب لشركتك، يمكنك تحسين الإنتاجية والربحية.
أشياء ضعها في اعتبارك
- تنبيهات لعمليات الموافقة: يمكن لكل مؤسسة تقريبًا تحسين عمليات الموافقة عن طريق تنبيه الأطراف المناسبة للحاجة إلى الإدخال اليدوي أو المراجعة.
- أتمتة خالية من الأكواد البرمجية: التطبيقات الرائدة لمتابعة سير العمل مثل ONSITE يمكنها تمكين المستخدمين غير التقنيين من أتمتة جوانب سير العمل، مثل الملء التلقائي للنماذج وإعداد المشغلات والاستجابات، فضلاً عن جدولة المهام والعمليات.
- يمكن للموظفين المعتمدين استخدام برنامج سير العمل المتصل بالسحابة في أي مكان يوجد به اتصال بالإنترنت.
- يسهل برنامج سير العمل مشاركة المستندات مع أصحاب المصلحة من خلال الوصول والإذن والتحكم في الإصدار.
- إمكانيات جمع التوقيع: يمكن لتطبيق إدارة سير عمل المؤسسة الصحيح أيضًا تسريع عملية الحصول على توقيعات ملزمة قانونًا على المستندات.
جميع المميزات المذكورة أعلاه موجودة في أون سايت – ONSITE وأكثر من ذلك أيضًا، تعرّف على كامل المميزات هنا.
التوافق مع الأنظمة القديمة
يجب أن يكون برنامج متابعة سير العمل الخاص بك متوافقًا مع الأجهزة الجوال التي يحملها الموظفون الميدانيون أثناء العمل.
وعندما يدعم البرنامج السحابة والوصول في وضع عدم الاتصال على الجوال، يمكن للموظفين الميدانيين والمكتبيين تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.
حيث أن القدرة على الوصول إلى المستندات في وضع عدم الاتصال بالإنترنت، وملء النماذج وتجهيزها للتحميل بمجرد استعادة الاتصال، يجعل من السهل على جميع الموظفين استخدام التطبيق.
ولهذا السبب تجد نُسخة من تطبيق ONSITE على كل من أندرويد و iOS.
هذا هو كل شيء من عناصر يجب تواجدها في برامج متابعة سير العمل، ويمكنك البدء الآن في تنفيذ البرنامج بشركتك بسهولة عبر حجز عرض توضيحي مع أحد الخبراء من أون سايت.
